Whistleblowing-kanava

Politiikka

Onition tavoitteena on ylläpitää avointa yrityskulttuuria eettisesti kestävällä tavalla. Olemme luoneet nämä ohjeistukset ja Whistleblowing-kanavan, jotta saamme tietää mahdollisista väärinkäytöksistä yrityksessämme. Tämä politiikka määrittelee menettelytavat huolenaiheiden raportoimiseksi ja ilmiantajien raporttien tutkimiseksi. Tämän politiikan onnistuminen perustuu kaikkien työntekijöiden ja sidosryhmien halukkuuteen astua esiin ja ilmoittaa huolenaiheista.

Ilmiannon voi tehdä kuka tahansa, jolla on asiaankuuluva huoli. Tähän kuuluvat nykyiset ja entiset työntekijät, asiakkaat kuin myös sidosryhmät, joilla on epäilys epäeettisestä tai laittomasta toiminnasta.

Huolenaiheiden ilmoittaminen (ilmiantaminen) tarkoittaa epäiltyjen tai mahdollisten lakien rikkomisten, yrityksen sääntöjen tai eettisten normien ilmoittamista.

Esimerkkejä rikkomuksista, joista ilmoitus tulee tehdä:

• korruptio tai talousrikollisuus
• epäily lain rikkomisesta
• vallan väärinkäyttö
• henkilötietojen tietoturvaloukkaus
• kiusaaminen, syrjintä tai häirintä
• sopimaton työympäristö (terveyteen ja ympäristöön liittyvät riskit
• muut sopimattomat olosuhteet yrityksessämme, jotka vaikuttavat työntekijöihin, toimittajiin, asiakkaisiin tai yritykseen itseensä

Ilmiantomenettelyt

On kolme eri kanavaa, joita voit käyttää ilmiantamiseen.

1. Voit aina ilmoittaa huolenaiheistasi suoraan esihenkilöllesi, esihenkilösi esihenkilölle tai People & Culture -osastolle. Voit olla yhteydessä myös luottamusmieheemme, työsuojeluvaltuutettuun tai työsuojelutoimikuntaan. Ylimpään johtoon liittyvistä huolenaiheista voit ilmoittaa yrityksemme lakimiehelle Helene Kristiansenille ja/tai Onitio Groupin hallituksen puheenjohtajalle.
2. Huolenaiheet voidaan raportoida Onitio Groupin yhdessä Advokatfirmaet Wiersholm AS:n kanssa perustaman omistetun, salatun ja nimettömän raportointimekanismin kautta. Ilmiantokanava tarjotaan ulkoisen kumppanin, Whistleblower Softwaren, kautta. Näiden kanavien kautta tehdyt raportit vastaanottaa Onitio Groupin yrityksemme lakimies ja People & Culture johtaja, jotka arvioivat kaikki saapuneet raportit ja päättävät mahdollisista jatkotoimista. Jos nämä henkilöt ovat poissa, raportti lähetetään ensin Advokatfirmaet Wiersholmille alustavaa arviointia varten. Yleensä raportteja tutkivat ja käsittelevät paikallinen People & Culture -osasto yhteistyössä yrityksemme lakimiehen kanssa. Lue lisää raporttien käsittelystä alta.
3. Tapauksissa, joissa sisäinen raportointi ei ole mahdollista tai käytännöllistä, ilmiantajat voivat valita ilmoittaa huolensa julkisille viranomaisille, kuten lainvalvontaviranomaisille, sääntelyelimille tai muille sopiville organisaatioille.

Ohjeet huolenaiheiden ilmoittamiseen

Omiin työehtoihin liittyviä huolenaiheita ei käsitellä Whistleblowing-kanavan kautta! Näitä ovat esimerkiksi tyytymättömyys palkkaukseen, työmäärään ja työnjakoon, henkilöristiriidat ja muut erimielisyydet sekä työsopimukseen ja muihin sopimuksiin liittyvät asiat. Nämä asiat tulee käsitellä jatkossakin oman esihenkilön tai People & Culture -osaston kanssa, jotta asia voidaan hoitaa sisäisesti oikealla tavalla.

Poikkeamat menettelytavoista ja virheet työskentelytavassamme tulisi ilmoittaa IMS: n kautta. Ilmoituslomake löytyy paikallisesta Intrastasi.

Huolenaiheiden ilmoittamisen yhteydessä ilmiantajien tulisi antaa mahdollisimman paljon tietoja, mukaan lukien:

• Selkeä kuvaus teosta tai laiminlyönnistä.
• Henkilöiden nimet, jotka ovat osallisina (jos tiedossa).
• Tapahtumien päivämäärät, ajat ja paikat.
• Kaikki tukidokumentit, näytteet tai todistajat.
• Omat yhteystietosi (jos et halua pysyä nimettömänä).

Ilmiantajan oikeudet

Onitio on sitoutunut suojelemaan ilmoittajia kaikenlaisilta kostotoimilta tai haitallisilta seurauksilta, jotka johtuvat vilpittömässä mielessä tehdystä ilmoittamisesta. Ilmiantajat, jotka tuovat esiin todellisia huolenaiheita, eivät joudu syrjinnän, häirinnän tai kielteisten työtaistelutoimien kohteeksi. Luottamuksellisuus säilytetään mahdollisimman laajasti.

Kuinka Onitio käsittelee ilmoitukset

Kaikki raportit tutkitaan nopeasti ja perusteellisesti. Ilmoituksen vakavuus vaikuttaa arvioinnin, tutkimuksen ja mahdollisten korjaavien toimenpiteiden monimutkaisuuteen. Tässä on mitä sinun tulee tietää prosessista:

• Kaikki ilmoitukset otetaan vakavasti.
• Henkilö, joka raportoi huolensa, saa kohtuullisessa ajassa vahvistuksen siitä, että hänen ilmoituksensa on vastaanotettu, ja hänelle ilmoitetaan, miten asiat etenevät ja kuinka kauan prosessi arvioidaan kestävän.
• Henkilöä, josta ilmoitus annetaan, informoidaan normaalisti ilmoituksen sisällöstä ja hänelle annetaan mahdollisuus esittää oma kantansa asiaan.
• Työnantajan on käsiteltävä ilmoitus niin pitkälle kuin mahdollista paljastamatta ilmiantajan henkilöllisyyttä kenellekään muulle kuin niille, joilla on tarve tai oikeus tällaiseen tietoon.
• Työnantajan on aloitettava asianmukaiset tutkimukset ja varmistettava, että asia on selvitetty tyydyttävästi ennen päätöksen tekemistä.
• Työnantajan on harkittava, tarvitaanko toimenpiteitä osapuolten etujen suojelemiseksi ennen päätöksen tekemistä asiasta.
• Prosessi on dokumentoitava kirjallisesti, ja on tehtävä päätös siitä, onko tapahtunut moitittavia tekoja tai laiminlyöntejä.
• Osapuolet on ilmoitettava päätöksestä mahdollisimman pian.