Tietosuojaseloste

1 Tietojen käsittelijä

Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietoja liiketoiminnassamme. ONITIO NORGE AS, on henkilötietojen käsittelijä.

Yhteystietomme ovat seuraavat:

• ONITIO NORGE AS
• Liikeosoite: KRISTIANSAND S, Skibåsen 33H, Norja, 4636
• Y-tunnus: 938751943

Sähköpostiosoite: contact@onitio.com

Suhtaudumme yksityisyyteesi vakavasti ja olemme toteuttaneet useita toimenpiteitä varmistaaksemme, että annamme sinulle selkeää tietoa siitä, miten käsittelemme tietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on. Jos huomaat jotain epäselvää tai puuttuvaa, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä.

2 Oikeutesi

Olethan rohkeasti yhteydessä meihin, jos sinulla on kysyttävää tai haluat käyttää mitä tahansa oikeuksistasi. Voit odottaa vastausta 30 päivän kuluessa. Lisätietoja löytyy Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

1. Tietojesi tarkastus ja oikaisu: Voit pyytää kopion kaikista sinua koskevista tiedoista, joita käsittelemme, ja pyytää meitä korjaamaan mahdolliset virheelliset tiedot.
2. Poisto tai käsittelyn rajoittaminen: Joissakin tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan ja/tai rajoittamaan tietojesi käsittelyä, mutta emme voi poistaa tietoja, joita meillä on laillinen velvoite käsitellä.
3. Vastustaminen: Jos käsittelemme tietojasi perustuen oikeutettuihin etuihin, sinulla on oikeus vastustaa sitä.
4. Tietojen siirrettävyys: Jos käsittelemme tietojasi suostumuksen tai sopimuksen perusteella, voit pyytää meitä siirtämään tietosi sinulle tai toiselle rekisterinpitäjälle.
5. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
6. Jos et ole tyytyväinen tietojesi käsittelyyn, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetulle. Toivomme kuitenkin, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme yrittää ratkaista ongelman sinulle tyydyttävällä tavalla.

3 Kenen henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme henkilötietoja seuraavista:

1. Yhteyshenkilöistä ja IT-käyttäjistä asiakkailla
2. Yhteyshenkilöistä potentiaalisilla asiakkailla
3. Yhteyshenkilöistä toimittajilla ja kumppaneilla
4. Verkkosivuston kävijöistä
5. Työnhakijoista
6. Työntekijöistä
7. Entisistä työntekijöistä

4 Miten keräämme henkilötietoja

Henkilötietojen antaminen meille on vapaaehtoista, mutta tapahtuman suorittamiseksi tarvitsemme sinulta erilaisia tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja, kun:

1. Ostat tuotteitamme/palveluitamme
2. Otat meihin yhteyttä puhelimitse, tekstiviestillä, verkkosivustollamme, sähköpostitse tai sosiaalisessa mediassa
3. Tilaat uutiskirjeemme
4. Rekisteröidyt järjestämiimme tapahtumiin
5. Kyselyyn vastaaminen
6. Käytät verkkosivustoamme
7. Haet meille töihin tai meille töihin
8. Olette toimittajiamme tai kumppaneitamme

Käytämme evästeitä ja muita seurantatekniikoita myös, kun vierailet Onition verkkosivustoilla, käytät sovelluksiamme/palveluitamme ja kommunikoit kanssamme sähköpostitse parantaaksemme kokemustasi Onition, tuotteidemme ja verkkosivustojemme kanssa. Katso evästekäytännöstämme lisätietoja tästä.

5 Tarkoitus, oikeusperuste ja säilytys

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavilla perusteilla:

1. Sinun suostumuksesi
2. Tekemämme sopimus
3. Lakisääteinen velvoitteemme
4. Rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
5. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi
6. Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti tulisi käsitellä eikä säilyttää pidempään kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Jos käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella, jonka uskomme meillä olevan, voit vastustaa käsittelyä ottamalla meihin yhteyttä. Tämän jälkeen arvioimme vastalauseesi ja annamme sinulle nopean vastauksen.

Tämän noudattamiseksi suoritamme vuosittain GDPR-arviointeja, joissa arvioimme ja tarkistamme virallisesti tietosuojatyömme. Tarkoituksena on muuttaa, päivittää ja tarvittaessa poistaa henkilötietoja.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito-, vero- tai työlainsäädännön ja/tai muiden asiaankuuluvien sääntöjen ja määräysten nojalla. Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa, jos haluat meidän lopettavan henkilötietojesi käsittelyn tai poistavan ne, mutta huomaa, että emme voi poistaa henkilötietoja, joita meillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä.

Meillä on käytössä menettelyt, joilla varmistetaan, että henkilötiedot poistetaan kaikista asiaankuuluvista järjestelmistä, kun meillä ei enää ole tarkoitusta ja/tai oikeusperustaa jatkaa niiden käsittelyä.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään enintään 5 vuotta kirjanpitolain sääntöjen mukaisesti.

6 Miten käsittelemme henkilötietoja

Tässä annamme yksityiskohtaista tietoa siitä, milloin ja miten käsittelemme henkilötietojasi, mihin tarkoituksiin, millä oikeusperustalla ja kuinka kauan. Käsittelemme henkilötietoja, kun:

Kommunikoit kanssamme

Kun annat meille käyntikorttisi tai otat meihin yhteyttä verkkosivustomme kautta (yhteydenottolomakkeet, kommenttiosiot, chat tai vastaava), sähköpostitse, puhelimitse (puhelut, tekstiviestit) tai sosiaalisen median kautta, käsittelemme henkilötietoja. Riippuen siitä, missä ja miten otat meihin yhteyttä, tämä voi sisältää nimesi, yhteystietosi, IP-osoitteesi ja muut tiedot, jotka päätät antaa.

Tarkoituksena on vastata tiedusteluihisi, ylläpitää viestintärekisteriä ja saada dokumentaatiota siltä varalta, että saamme valituksia, vaatimuksia tai oikeudellisia vaatimuksia.

Oikeusperusta voi olla:

1. Suostumuksesi.
2. Tekemämme sopimus.
3. Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan, kun oikeutettu etu on kyky vastata kyselyihisi, ylläpitää viestintärekisteriä ja saada asiakirjoja siltä varalta, että saamme valituksia, vaatimuksia tai oikeudellisia vaatimuksia.

Tarkistamme, arkistoimme ja poistamme viestejä tarpeen mukaan, mutta vähintään kerran vuodessa.

Ostat tuotteitamme ja palveluitamme

Kun ostat meiltä tuotteita ja palveluita, käsittelemme henkilötietoja, kuten nimeäsi, yhteystietojasi, tilaus- ja maksutietojasi sekä ostohistoriaasi.

Tarkoituksena on toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita tilauksesi/ostoksesi perusteella, ylläpitää myytyjen tuotteiden ja palveluiden historiaa sekä muutoin hallinnoida ja seurata asiakassuhdettamme kanssasi.

Oikeusperusta voi olla:

1. Sinun suostumuksesi.
2. Sopimus, jonka olemme tehneet.
3. Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan, kun oikeutettu etu on vastata kyselyihisi, ylläpitää viestintärekisteriä ja saada asiakirjoja siltä varalta, että saamme valituksia, vaatimuksia tai oikeudellisia vaatimuksia.

Markkinointi olemassa olevissa asiakassuhteissa

Kun tulet asiakkaaksemme, käsittelemme henkilötietoja edellä mainitulla tavalla. Jos sinulla on jo asiakassuhde kanssamme, voimme lähettää sinulle markkinointimateriaalia sähköpostitse markkinointilain 15 §:n mukaisesti. Tämän oikeusperusta on oikeutettu etu, mutta se voi perustua myös suostumukseesi.

Markkinoinnin tarkoituksena on tarjota erinomaista asiakaspalvelua.

Voit peruuttaa markkinointisähköpostien tilauksen milloin tahansa. Tilauksen peruuttamisesta kerrotaan kaikissa markkinointiin liittyvissä sähköposteissa.

Tietoja käsitellään niin kauan kuin asiakassuhde on olemassa tai kunnes kieltäydyt markkinointilistalta.

Haet meille töihin tai töihin

Kun haet meiltä työpaikkaa, käsittelemme henkilötietoja, kuten nimeäsi, yhteystietojasi, ansioluetteloasi ja muita tietoja, joita tarvitsemme hakemuksesi arviointiin.

Oikeusperusta voi olla:

1. Sinun suostumuksesi.
2. Sopimus, jonka olemme tehneet.
3. Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan.
4. Oikeusperusta voi vaihdella riippuen siitä, missä vaiheessa rekrytointiprosessia olemme ja minkä tyyppisestä tehtävästä on kyse.

Tiedot poistetaan, kun työnhakija on valittu tehtävään, ellet ole antanut suostumustasi siihen, että säilytämme tietojasi pidempään siltä varalta, että haluat hakea työpaikkaa myöhemmin. Tällöin suostumus uusitaan vuosittain.

Työntekijöiden osalta käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja palkanlaskennan ja yleisen työsuhdehallinnon kannalta tarpeellisten tietojen lisäksi.

Oikeusperusta voi olla:

1. Sinun suostumuksesi.
2. Sopimus, jonka olemme tehneet.
3. Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan.

Suurin osa työntekijöiden tiedoista käsitellään työsopimuksen mukaisesti ja ne poistetaan tyypillisesti työsuhteen päättyessä, elleivät erityiset syyt (kuten irtisanomista tai irtisanomista koskevat riidat) edellytä niiden säilyttämistä pidempään.

Ilmoittaudut tapahtumaan

Kun osallistut maksuttomiin tapahtumiimme, käsittelemme henkilötietojasi, kuten nimeäsi ja yhteystietojasi. Maksullisista tapahtumista keräämme myös tilaus- ja maksutietoja. Tarkoituksena on tarjota asiaankuuluvia kursseja, luentoja ja työpajoja tai täyttää varattujen tapahtumien sopimukset.

Oikeusperusta voi olla:

• Sinun suostumuksesi.
• Sopimus, jonka olemme tehneet.
• Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan.

Voimme myös käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle kyselyn tapahtumasta, johon osallistuit, ja mahdollisesti kutsuaksemme sinut muihin vastaaviin tapahtumiin. Oikeusperuste on tässä tapauksessa oikeutettu etu, jossa oikeutettu etu on jatkuvasti parantaa tuotteitamme ja palveluitamme ja tarjota sinulle hyvää asiakastukea.

Näiden tietojen säilytysaika riippuu tapahtuman tyypistä, mutta ne poistetaan yleensä viimeistään 12 kuukauden kuluttua tapahtumasta.

Vastaat kyselyyn

Ilmoitamme sinulle aina suorittamiemme kyselyiden tarkoituksesta ja siitä, ovatko ne nimettömiä vai eivät. Emme jaa tietoja muiden kanssa tai käytä niitä muihin kuin ilmoittamiimme tarkoituksiin. Anonyymien kyselyiden tapauksessa emme kerää henkilötietoja.

Ei-anonyymien kyselyjen oikeusperusta voi olla:

• Sinun suostumuksesi.
• Sopimus, jonka olemme tehneet.
• Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan.
• Olet toimittaja tai yhteistyökumppani kanssamme

Kun teet sopimuksen kanssamme toimittajana, yhteistyökumppanina tai tietojenkäsittelijänä, käsittelemme henkilötietoja, kuten nimeäsi, yhteystietojasi ja kirjeenvaihtoasi.

Tarkoituksena on solmia sopimus kanssasi, ja oikeusperusta voi olla:

• Sopimus, jonka olemme tehneet.
• Oikeutettu etu, jonka uskomme meillä olevan.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin meillä on jatkuva suhde. Käsittelemme yleiseen kirjeenvaihtoon ja viestintään liittyviä henkilötietoja edellä kuvatulla tavalla.

Käytät verkkosivustoamme

Kun käytät verkkosivustoamme, käsittelemme henkilötietoja evästekäytäntömme mukaisesti. Tarkoituksena on hallinnoida verkkosivustoamme, mainostaa yritystä ja vastata kävijöiden kyselyihin. Sähköisen viestinnän lain 2–7b §:n mukaisia tietoja tallentavien tai käsittelevien evästeiden oikeusperusta on suostumus selainasetuksen kautta Norjan viestintäviranomaisen (Nkom) suositusten mukaisesti, kuten tässä on kuvattu.

7 Kenen kanssa jaamme henkilötietoja

Jotta voimme harjoittaa liiketoimintaamme tehokkaasti ja turvallisesti, meidän on joskus jaettava henkilötietojasi seuraavien osapuolten kanssa:

• Tietojen käsittelijät: eri palvelujen tarjoajat, jotka käsittelevät henkilötietojasi puolestamme.
• Ammattimaiset neuvonantajat esimerkiksi laki-, rahoitus-, kirjanpito-, tilintarkastus- ja vakuutusaloilta.
• IT- ja hallintajärjestelmien käyttäjätuki.
• Viranomaiset, joille olemme velvollisia ilmoittamaan.

Edellytämme, että kaikki tahot, joiden kanssa jaamme henkilötietojasi, huolehtivat tietojesi turvallisuudesta hyvien tietoturvakäytäntöjen ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Solmimme tietojenkäsittelysopimukset kaikkien niiden kanssa, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja edellyttävät tarvittaessa salassapitosopimuksia.

*Käytämme tietojenkäsittelijöitä:

• Sähköposti, kalenteri ja digitaaliset kokoukset.
• Tutkimuksia.
• Kirjanpito, taloushallinto ja laskutus.
• Sähköiset allekirjoitukset.
• Pilvitallennus.
• Uutiskirjeitä.

Turvallisuussyistä emme ole määritelleet näitä nimeltä, mutta ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat tietää lisää.

8 Turvallisuus

Suhtaudumme tietoturvaan vakavasti ja teemme aina kaikkemme suojataksemme henkilötietosi parhaalla mahdollisella tavalla. Toteutamme erilaisia turvatoimia, kuten:

• Vahvat salasanat.
• Tietojen salaus.
• Kulunvalvonta.
• Säännölliset varmuuskopiot.
• Monivaiheinen todennus.

Nämä toimenpiteet ovat käytössä tietojemme suojaamiseksi ja luvattoman pääsyn estämiseksi tarkastella, muokata, poistaa tai millään tavalla vaikuttaa tallentamiimme tietoihin, mukaan lukien henkilökohtaiset tietosi.

Käytämme vain hyvämaineisia IT- ja hallintopalvelujen tarjoajia, kuten web-hosting, verkkosivustojen ja tietokoneiden turvallisuus, virustorjuntaohjelmistot, sähköpostipalvelut, varmuuskopiointi ja paljon muuta. Sallimme muiden käyttää ja/tai käsitellä henkilötietojasi vain ohjeidemme mukaisesti ja vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä (esim. IT-tukea varten).

Olemme luoneet menettelyt tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi, ja tietoturvaloukkauksen sattuessa ilmoitamme siitä tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa rikkomuksen havaitsemisesta. Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin tietosuojalle, ilmoitamme siitä myös asianomaisille rekisteröidyille.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 27.11.2023.