Stödjande teknologi och förändringsledning under kris: Case Finnair

Sudden changes and uncertainty following as repercussions of the COVID-19 pandemic made 2020 a completely exceptional year. Tourism and air travel were hit particularly hard by the crisis as operations came to a stand still. The situation also posed new challenges for technology solutions and IT management. In

March 2020, Tiina Flytström transferred from Post to Finnair with responsibility for infrastructure. At this time the effects of the corona crisis had just begun to materialize in Finland as well.

“I practically came at the heart of the crisis. Everything changed really fast which meant that in the morning the situation could be quite different than in the afternoon. By April, a significant part of our traffic had been shut down”. Says Flytström.

Rapidly changing situations were also reflected in technology solutions and their management.

“My responsibilities include managing the internal team, end-user equipment and data security. The reduction in air traffic has also affected the amount of work in my own team, but at the same time it has been important to ensure that there is sufficient manning in critical functions”. Says Flytström.‍

Plötsliga förändringar och osäkerhet, följt av efterdyningarna av pandemin gjorde året 2020 till ett helt exceptionellt år. Turism och flygresor blev speciellt drabbat av krisen. Situationen visade även på nya utmaningar för teknik och IT-hantering.

I mars 2020 blev Tiina Flytström som gick från Post till Finnair ansvarig för infrastrukturen. Vid denna tidpunkt hade effekten av pandemikrisen precis börjat visa sig även i Finland.

”Jag började praktiskt taget på Finnair just i krisens mittpunkt. Allt förändrades snabbt vilket betydde att en situation kunde vara på ett sätt på morgonen och helt annorlunda på eftermiddagen samma dag. I april hade en stor del av trafiken blivit nedstängd”, berättar Flytström.

Snabbt förändrade förutsättningar reflekterades också i de tekniska lösningarna och dess hantering.

”Mitt ansvar innefattar ansvar för det interna teamet, slutanvändarens utrustning och datasäkerhet. Minskningen av flygtrafiken har också påverkat mängden arbete i mitt team men samtidigt var det viktigt att säkerställa tillräcklig bemanning på viktiga funktioner, säger Flytström.

Snabb respons med en, IT-partner

Snabba förändringar och osäkerhet skapade också nya behov av en teknisk partner.

”Vi behövde en serviceleverantör med förmåga att respondera snabbt på förändrade situationer. En partner med ett agilt och kostnadseffektivt sätt att leverera service och som kan skalas vid behov”, förklarar Flytström.

Onitio hade tillhandahållit lokal support för Finnair som underleverantör under lång tid men nu behövdes en mycket mer omfattande service. Under hösten 2020 introducerades en modell för SPOC (single-point-of-contact) som tog hand om all IT-service med en fast tidsplan.

”Med en redan känd leverantör och välkänd personal som involverades behövde ingen tid spenderas på introduktion, och projektet kunde snabbt gå framåt”, säger Flytström.

Pandemin förde också med sig nya begränsningar för den praktiska implementeringen av projektet vilket resulterade i att hela projektet genomfördes på distans, utan att projektteamet träffades. Tidschemat var snävt och vid valet av serviceleverantör var det viktigt att denne var kapabel att agera snabbt. Projektplanen behövde också vara exceptionellt flexibel. Utmaningarna löstes snabbt och alla arbetade för att resultatet skulle bli framgångsrikt. Utmaningarna ledde också till att förändringarna fick en mer djärv knuff framåt än tidigare.

”Den konstanta osäkerheten tvingade alla att agera mycket organiserat och snabbt i en ny situation. På sätt och vis skapade krisen även en ny möjlighet att ta stora beslut på ett positivt sätt som också innebar ett större risktagande”, säger Flytström.

Trots allt, är det i en krissituation också viktigt att komma ihåg helheten och kontinuiteten för den framtida verksamheten.

”Även i en kris är det viktigt att inte bara sjunka in allt för djupt i att hantera de dagliga problemen utan också komma ihåg företagets strategi. Vi måste komma ihåg vart vi är på väg i det långa loppet”, avslutar Flytström.